کنترل و پیگیری پروژه

بعد از تهیۀ برنامۀ زمان‌بندی و شروع به کار مرحلۀ بعدی کنترل و پی‌گیری پروژه است. پی‌گیری پروژه به معنی ثبت جزئیات پروژه مانند زمان‌ها، تاریخ‌های شروع و پایان، هزینه‌ها و منابع مصرفی است. این جزئیات مقادیر واقعی نامیده می‌شوند که پی‌گیری آن‌ها در طول مدت پروژه, به منظور داشتن یک تصویر کامل و صحیح از عملکرد پروژه، تعیین مقدار اختلاف بین خط مبنا( برنامه اجرایی اولیه) و برنامۀ جدید، ارائه راهکارها برای کم‌کردن اختلاف‌ها و جبران کمبودها و تاخیرها و به هنگام سازی پروژه, در دوره‌های مشخص, ضروری است. این مقادیر واقعی با استفاده از گزارش‌گیری تعیین می‌شوند. مقاله حاضر در باب این مطالب است.

تعیین Status Date

برای پي‌گيري پيشرفت پروژه باید اطلاعات واقعي پروژه مانند تاريخ شروع واقعي فعاليت‌ها، درصد پيشرفت واقعي، تاريخ پايان واقعي فعاليت‌ها و.... تعیین و در برنامۀ MS Project 2010 وارد شوند. قبل از وارد کردن این مقادیر باید تاریخ جمع‌آوری اطلاعات (Status Date) تعیین شود. به بیان دیگر هر‌جا که بحث وارد کردن مقادیر واقعی مطرح می‌شود بحث Status Date مطرح است. خط مربوط به این تاریخ, در قسمت نموداری نمای Gantt Chart، قابل مشاهده است( برای تعیین نحوۀ نمایش این خط به مقاله نمایش مشخصات پروژه به دلخواه کاربر مراجعه شود). برای تعیین Status Date باید بر دستور Status Date در زبانه Project کلیک و تاریخ موردنظر در پنجرۀ باز‌شده تعیین شود. ابتدای تاریخ وارد شده در پنجره Status Date درنظر گرفته می‌شود؛ ولی پایان تاریخ در قسمت نموداری نمای Gantt Chart رسم می‌شود.

پیشرفت زمانی( % Complete) فعالیت‌ها و پروژه

تعیین پیشرفت زمانی فعالیت‌ها

با آغاز هر فعالیت و پیشرفت آن تا حد مشخص امکان وارد کردن زمان شروع واقعی( Actual Start) و درصد پیشرفت زمانی (%Complete) یا مدت زمان واقعی( Actual Duration) فراهم می‌شود. در ضمن در صورتی‌که درصد پیشرفت زمانی (%Complete)، صد باشد امکان وارد کردن زمان پایان واقعی( Actual Finish) فراهم می‌شود. پس از وارد کردن زمان شروع و پایان واقعی( Actual Start و Actual Finish)، زمان شروع و پایان برنامه‌ریزی( Start وFinish ) مشابه آن می شود. 

در صورتی‌که زمان شروع و پایان واقعی( Actual Start و Actual Finish) وارد نشود و درصد پیشرفت زمانی( %Complete) یا مدت زمان واقعی( Actual Duration) بیشتر از صفر وارد شود زمان شروع واقعی( Actual Start) برابر با زمان شروع برنامه‌ریزی ( Start) یا Status Date می‌شود و در صورتی‌که درصد پیشرفت زمانی( %Complete) صد وارد شود زمان پایان واقعی ( Actual Finish) برابر زمان پایان برنامه‌ریزی شده( Finish) یاStatus Date می‌شود. 

با توجه به مطالب بیان شده می‌توان گفت تا وقتی‌که مقادیر واقعی وارد نشوند ستون‌های Start و Baseline start و نیز ستون هایFinish و Baseline Finish یکسان و در نتیجه مقادیر ستون‌های Start VarianceوVariance Finish صفر خواهند بود. 

رابطه‌های مرتبط با درصد پیشرفت زمانی به شرح روبرو‌است :

% Complete = Actual Duration / Duration

Remaining Duration = Duration – Actual Duration

بنابراین با وارد کردن درصد پیشرفت زمانی MS Project 2010 مدت زمان واقعی را محاسبه می‌کند و بالعکس؛ در ضمن با وارد کردن مدت زمان واقعی مدت زمان مانده محاسبه می‌شود و بالعکس.

فعالیت‌های مطابق برنامه

فعالیت‌های مطابق برنامه به سه دسته تقسیم می شوند: 1. فعالیت‌هایی که مطابق برنامه باید قبل از Status Date شروع شده و به پایان رسیده باشند؛ مقدار فیلد Actual Start و Actual Finish آن‌ها با Start و Finish برابر است. 2. فعالیت‌هایی که مطابق برنامه باید قبل از Status Date شروع شده باشند و بعد از آن به پایان برسند؛ مقدار فیلد Actual Start آن‌ها برابر با Start و نیز فیلد % Complete آن‌ها براساس مقدار برنامه ریزی شده تا Status Date است. 3. فعالیت‌هایی که مطابق برنامه شروع و پایان آن‌ها بعد از Status Date است؛ مقدار فیلد % Complete آن‌ها صفر است. 

برای تعیین فعالیت‌های مطابق برنامه باید پس از انتخاب آن‌ها بر دستور Mark on Track در زبانه Task کلیک و سپس گزینۀ Mark on Track انتخاب شود. به این‌ترتیب مقدار فیلدهای % Complete، Actual Start و Actual Finish مطابق برنامه تا Status Date خواهد شد. 

تعیین وضعیت فعالیت‌ها 

پس از تعیین درصد پیشرفت و تاریخ شروع یا پایان فعالیت‌ها، برای مقایسۀ وضعیت فعلی آن‌ها با خط مبنا, می‌توان از فیلدهایی مانند Finish Variance، Start Variance و Duration Variance استفاده کرد. فیلد Finish Variance, که رابطۀ آن به صورت زیر است، نشان دهندۀ مقدار تاخیر است. 

Finish Variance = Finish – Baseline Finish

به‌جای افزودن این فیلدها می‌توان از جدول Variance استفاده کرد.

فیلد Status نیز وضعیت فعالیت را با یکی از مقدارهای زیر نشان می‌دهد:

• Complete: درصد پیشرفت زمانی برابر صد است.

• Future Task: تاریخ شروع برنامه‌ریزی شدۀ فعالیت بعد از Status است.

• On Schedule: درصد پیشرفت فعالیت حداقل تا یک روز پیش از Status Date تعیین شده است.

• Late: درصد پیشرفت فعالیت فاصله بیشتری تا Status Date دارد.

فیلد Status Indicator مقدارهای فیلد Status را به صورت گرافیکی, با استفاده از آیکن نشان می‌دهد.