پروژه ترتیبی است از فعالیت‌های همسو، پیچیده، مرتبط و دارای یک هدف اصلی که باید در مدت تعریف‌شده و با بودجۀ معین و طبق مشخصات به اتمام برسد. از این رو تعریف فعالیت‌ها و تخصیص اطلاعات جامع و درست به آنها فرآیند مهمی در برنامه ریزی و کنترل پروژه است. براین اساس در این مقاله سعی شده است علاوه بر تعریف فعالیت‌ها و شناختن نیازهای اطلاعاتی آنها فرآیند تخصیص آنها نیز انجام شود. این تخصیص بیشتر از طریق پنجرۀ اطلاعات فعالیت انجام می‌شود
و اطلاعات تفصیلی‌تر فعالیت که در مقاله های دیگر به آن ها پرداخته می‌شود به روش دیگری تخصیص داده می‌شوند.
نمای Gantt Chart
سمت چپ نمای Gantt Chart به صورت جدول است که هر ستون آن مختص یک فیلد و هر سطر مختص یک فعالیت است. سمت راست نمای Gantt Chart به صورت گرافیکی است که محور افقی آن زمان را نشان می‌دهد. در بالای این قسمت نواری وجود دارد که دوره‌های زمانی را نشان می دهد. این نوار به طور پیش‌فرض دارای دو بخش با واحد زمانی بزرگ و کوچک است که به طور پیش فرض به ترتیب هفته و روز است.
تعیین نام و سازمان‌دهي فعاليت‌ها
پس از تعیین مشخصات کلی پروژه باید فعالیت‌های پروژه معرفی شوند. برای این منظور باید نماي Chart Gantt انتخاب شود. فعالیت‌ها در سمت چپ این نما که به صورت جدول است وارد می‌شوند. نام فعاليت‌ها باید در ستون Task Name وارد شود . با ایجاد هر فعالیت توسط MS Project 2010، یک ID برای آن تعریف می‌شود و به آن تعلق می‌گیرد. مقدار این فیلد در ستون سمت چپ ستون Indicator که رنگ زمینۀ آن با ستون‌های دیگر متمایز است نمایش داده می‌شود. این فیلد برای شناسایی فعالیت‌ها استفاده می‌شود؛ از این رو به آن شناسه نیز می‌گویند. مثلاً فعالیت ده به معنای فعالیت با ID ده است.
پس از وارد کردن فعاليت‌ها نوبت سازمان‌دهي آنها در قالب ساختار شکست پروژه است. بر اساس ساختار شکست پروژه، فعالیت‌ها به دو دستۀ خلاصه فعالیت ها و زیرفعالیت‌ها تقسیم می‌شوند. خلاصه فعالیت¬ها(Summary Tasks) که فعالیت‌های مادر نیز نامیده می‌شوند در سطح بالاتری قرار دارند و مشتمل بر چندین فعالیت‌اند. مدت زمان و دیگر مسائل زمانبندی اين‌گونه فعاليت‌ها براساس مدت زمان و تقدم و تأخر فعاليت‌هاي زير مجموعۀ آنها تعيين مي‌شود؛ از این رو تعیین مشخصات فعالیت‌ها که در بخش‌های بعدی به آنها پرداخته می‌شود مشمول این‌گونه فعالیت‌ها نیست.
آیکن‌های Indent و Outdent در زبانه Task سطح فعالیت‌ها را تعیین می‌کنند. برای انتقال فعالیت به سطح پایین¬تر ابتدا باید فعالیت انتخاب و سپس بر آیکن Indent کلیک شود. برعکس برای انتقال فعالیت به سطح بالاتر باید روی آیکن Outdent کلیک شود.
می‌توان فعالیت خلاصۀ پروژه (Project Summary Task) را که فعالیت‌های پروژه زیر مجموعۀ آن می¬باشند؛ نمایش داد. در این مورد باید گزینۀ Project Summary Task در زبانه Format فعال شود.
پنجرۀ اطلاعات فعالیت
برای مشاهده یا ورود اطلاعات جامع هر فعالیت نظیر مدت زمان باید روی سطر مربوط به فعالیت موردنظر دوبار و یا در زبانه Task روی دستور Information یک‌بارکلیک شود. به این ترتیب پنجرۀ اطلاعات فعالیت Task Information باز می‌شود که دارای چندین سربرگ است. هر سربرگ دارای چندین فیلد است.
روش زمان بندی فعالیت‌ها
زمانبندی فعالیت ها به یکی از دو روش زمانبندی دستی(Manually Schedule) و زمانبندی اتوماتیک (Automatically Schedule) انجام می شود. در حالت اول مدت زمان، تاریخ شروع و پایان فعالیت‌های جدید به طور دستی وارد می‌شود. 2010MS Project مقادیر این فیلدها را به هنگام نمی‌کند. البته اگر مشکلی دربارۀ مقادیر وارد شده وجود داشته باشد برنامه پیغام خطا می‌دهد. در حالت دوم مقدار پیش‌فرض یک روز به مدت زمان تعلق می‌گیرد و زمان شروع یا پایان فعالیت‌ها به طور پیش فرض تعیین می‌شود. اگر برنامه‌ریزی بر اساس تاریخ شروع پروژه باشد زمان شروع پروژه یا تاریخ جاری به زمان شروع فعالیت‌های جدید تعلق می‌گیرد و در صورتی که برنامه‌ریزی براساس تاریخ پایان پروژه باشد زمان پایان پروژه یا تاریخ جاری به زمان پایان فعالیت‌های جدید تعلق می‌گیرد. MS Project 2010 این مقادیر را با تعریف روابط، اعمال قیدها و تقویم‌ها به هنگام می‌کند. توصیه می شود از قابلیت زمانبندی دستی استف
اده نشود.