ساختار سازمانی بک عامل محیطی کلان (Enterprise Environmental Factor) می باشد که می تواند بر روی در دسترس بودن منابع و رویه اجرای پروژهها تاثیر بگذارد. محدوده ساختارهای سازمانی از ساختار وظیفه ای (Functional) تا ساختار پروژه ای (Projectized) با انواع ساختار ماتریسی (Matrix Structures) مختلف که بین آنها قراردارد،می باشد.سازمانهای وظیفه ای کلاسیک (Classic Functional Organization) که در تصویر ذیل نشان داده شده است، ساختار بصورت سلسه مراتبی می باشد و تمامی کارکنان بصورت شفاف یک مدیر بالا دست دارند.
کارکنان بر حسب تخصص در گروه های کلان مانند گروه تولید، بازرگانی،مهندسی و حسابداری دسته بندی شده اند.متخصصین ممکن است به واحدهای عملیاتی متمرکزتر مانند مهندسی مکانیکی و الکتریکی تقسیم شوند. هر بخش در یک سازمان وظیفه ای کار پروژه خود را به طور مستقل از بخش های دیگر انجام می دهد.
سازمانهای ماتریسی، همانطور که در شکل ذیل نشان داده شده است، بازتاب ترکیبی از ویژگی های وظیفه ای و پروژه می باشد. سازمانهای ماتریسی می تواند به عنوان ضعیف، متعادل، و یا قوی بسته به سطح نسبی قدرت و نفوذ بین مدیران وظیفه ای و پروژه ای طبقه بندی شود. در سازمان ماتریس ضعیف (Weak Matrix Organizations) بسیاری از ویژگی های یک سازمان وظیفه ای وجود دارد و نقش مدیر پروژه بیشتر یک هماهنگ کننده (Coordinator) یا اکسپدایتر (Expediter) می باشد.اکسپدایتر پروژه به عنوان دستیار کارکنان و هماهنگ کننده ارتباطات، کار می کند.اکسپدایتر شخصا نمی تواند تصمیم گیری نماید. اما هماهنگ کننده پروژه، قدرت بیشتری دارد و می تواند در مورد برخی موضوعات تصمیم گیری نماید و گزارشاتی را به برخی از مقامات و یا مدیران در سطح بالاتر سازمان ارائه دهد. سازمان های ماتریس قوی (Strong matrix organizations) بسیاری از ویژگی های سازمان پروژه ای را دارند و مدیران پروژه و تیم پروژه تمام وقت هستند و اختیارات کامل و جامعی دارند. در حالی که سازمان ماتریس متعادل (Balanced Matrix organization) مدیر پروژه به رسمیت شناخته می شود ولی با اختیارات اندک بر روی پروژه و بودجه پروژه.
بسیاری از سازمان ها شامل تمام این ساختارها در سطوح مختلف هستند که اغلب به عنوان یک سازمان کامپوزیت (Composite Organization) شناخته می شوند.که در شکل ذیل نشان داده شده است. به عنوان مثال، حتی یک سازمان کاملا وظیفه ای ممکن است یک تیم پروژه خاص داشته باشد که وظیفه آن رسیدگی به یک پروژه مهم باشد. چنین تیمی ممکن است بسیاری از ویژگی های یک تیم پروژه در سازمان پروژه ای را داشته باشد. تیم ممکن است شامل کارکنان تمام وقت از بخش های مختلف سازمان وظیفه ای باشد و ممکن است مجموعه خود را از روش های خود توسعه و حتی ممکن است خارج از استاندارد و ساختار گزارش رسمی در طول پروژه به کار گیرند. همچنین، یک سازمان ممکن است بیشتر از پروژه های خود را در یک ماتریس قوی مدیریت کند، اما اجازه می دهد پروژه های کوچک در بخش های وظیفه ای اداره می شود.
بسیاری از ساختارهای سازمانی شامل سطوح استراتژیک، مدیریت میانی و عملیاتی می باشند . مدیر پروژه ممکن است با هر سه سطح بسته به عوامل ذیل تعامل داشته باشد:
• اهمیت استراتژیک پروژه،
• ظرفیت سهامداران در اعمال نفوذ بر روی این پروژه،
• درجه بلوغ مدیریت پروژه،
• سیستم های مدیریت پروژه، و
• ارتباطات سازمانی.
این تعاملات ویژگی های پروژه را تعیین می نماینند، مانند:
• سطح مدیر پروژه از قدرت،
• در دسترس بودن منابع و مدیریت،
• نهاد کنترل بودجه پروژه،
• نقش مدیر پروژه، و
• ترکیب تیم پروژه.