تعریف دفتر مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK عبارت است از :ساختار مدیریتی که فرآیندهای نظارتی پروژه های مرتبط را استاندارد می نماید و مسئولیت تدوین متدولوژی ، تعیین ابزارهای و تکنولوژیها و تسهیل در به اشتراک گزاری منابع را بر عهده دارد و در واقع مرکزی برای هدایت پروژه می باشد اما محدود به پروژه نیست و می تواند شامل طرح ها و سبد پروژه ها نیز باشد و مسئولیت دفتر مدیریت پروژه می تواند از ارائه خدمات پشتیبانی مدیریت پروژه تا مدیریت مستقیم بر یکایک پروژه ها نام برد.
طبق استاندارد PMBOK انواع سازمانهای دفتر مدیریت پروژه بر اساس درجه کنترل و تاثیر گذاری بر روی پروژهای درون سازمانها شامل گروهبندی ذیل می باشد:
1-پشتیبانی کننده
2-کنترل کننده
3-هدایت کننده
دفتر مدیریت پروژه یکی از بهترین گزینه ها برای یکپارچه سازی داده و اطلاعات از همکاری استراتژیک پروژه ها و ارزیابی چگونگی تحقق اهداف استراتژیک در سطوح بالا می باشد همچنین دفتر مدیریت پروژه یک رابط طبیعی بین پروژه ها ، طرح ها و پورتفولیو شرکتها با سیستم های سنجش مثل کارتهای متوازن می باشد.دفتر مدیریت پروژه به طور مستقیم در بهبود عملکرد موارد ذیل تاثیرگذار بوده است :
- کاهش شکست پروژه : 30%
- نشان دادن 22٪ بهبود در بهره وری
- تحویل پروژه بر اساس زمان تعیین شده : 19%
- تحویل پروژه بر اساس هزینه تعیین شده :25%
- افزایش رضایتمندی مشتری : 22%
- بهبود در همراستا قرار دادن پروژه ها با اهداف : 39%
- هزینه ذخیره شده در هر پروژه (براساس درصد کل هزینه پروژه) : 15%
افزایش ظرفیتهای دفتر مدیریت پروژه سبب افزایش ارزش به سازمانها می گردد.در طی سالهای اخیر دفتر مدیریت پروژه رشد بسیاری زیادی در شرکتهای کوچک داشته است بر اساس آمار به دست آمده در سال 2020این رشد 48% بوده است .دفاتر مدیریت پروژه بالغ در ابتدا آموزش های کمتری می بینند و در حالت پیشرفته ، بیشتر در مورد راهکارهای رهبری و مهارتی دفتار مدیریت پروژه با داشتن بلوغ مدیریت پروژه سازمانی بالاتر درای مشروعیت بیشتر می باشند .عملکرد بالا دفتر مدیریت پروژه باعث بالا بردن سطح بلوغ مدیریت پروژه در سازمانها می شود.فقط مدیریت سطوح بالا بطور کامل از نقش دفتر مدیریت پروژه در افزایش بلوغ OPM آگاه هستند که می تواند باعث پشتیبانی مادی و معنی از دفتر مدیریت پروژه برای توسعه بلوغ OPM گردد.بلوغ دفتر مدیریت پروژه نباید بطور کامل از بلوغ مدیریت پروژه سازمانی جدا شود.دفتر مدیریت پروژه نباید از بلوغ مدیریت پروژه سازمانی پیشی بگیرد.بلوغ دفتر مدیریت پروژه و بلوغ مدیریت پروژه سازمانی بسیار به هم پیوسته هستند بطوری که هرگونه تلاش برای توسعه دفتر مدیریت پروژه بدون در نظر گرفتن فضای مدیریت پروژه سازمانی منجر به بن بست می شود.نقطه تعادل بسیار مهمی بین توسعه عملکرد دفتر مدیریت پروژه و ارزش ایجاد شده توسط وابستگی های دفتر مدیریت پروژه با موقعیتهای مختلف سازمانی وجود دارد.بر اساس راهکارهای توسعه در دفتر مدیریت پروژه در چین :
توسعه تدریجی : در ابتدا دفتر مدیریت پروژه با عملکرد محدود شروع می شود و با بهبود عملکرد و افزایش تاثیر گذاری رشد می نماید.
توسعه یک مرحله ای : راه اندازی مدیریت در سطح کلان به عنوان موجودیت دائمی برای تصویب دانش و تجربیات بدست آمده از پروژه های اصلی که توسط مدیریت ارشد سازمان هدایت شده است .عملکرد دفتر مدیریت پروژه بسیار ابتدایی می باشد.