کمیته نظارت بر طرح یک جایگاه منحصر به فرد برای مونیتور کردن پیشرفت طرح ها جهت پیگیری اهداف سازمانی، همکاری نزدیک با مدیر طرح برای بهینه سازی فرصتهای موفقیت طرح می باشد.کمیته نظارت بر طرح این نقش را با بوسیله نش مرکزیت در پذیرش برنامه ها و استراتژی های طرح، استقرار فرآیندهای گزارش گیری و کنترل، مونیتور کردن پیشرفت طرح، بررسی دوره ای سلامت طرح و بازنگری دوازه فاز، صحه گذاری آغاز و انتقال اجزاء طرح و حل و فصل مشکلات تیم طرح، تکمیل می کند.
کمیته نظارت بر طرح می بایست مسئولیت تعریف انواع تغییرات که مدیر طرح می توانند بطور مستقل آنها را تائید کند و آن دسته از تغییراتی که نیازمند بحث و گفتمان بیشتر بوده و پیش نیاز آنها تائید توسط کمیته نظارت بر طرح می باشد را برعهده داشته باشد.
کار با مدیر طرح، کمیته نظارت بر طرح می بایست موقعیت مناسبی را برای پشتیبانی در زمان مورد نیاز برای ایجاد تغییرات در فعالیتها و رویه های برنامه ریزی شده طرح ایجاد نماید.مدیر طرح، تیم طرح، اعضای کمیته نظارت بر طرح و یا سایر ذی نفعان ممکن است درخواست کننده تغییرات باشند.بعضی از درخواست ها ممکن است به دلایل مختلف اتفاق بیافتد؛به هر حال، در عمل، آنها معمولا شبیه سازی می شوند بوسیله تحقق جدید خروجی طرح به عنوان نتیجه عدم قطعیت که طرح در برنامه های قبلی با آن مواجه شده است. در محیط طرح ممکن است نیاز برای تغغیر را به صورت یک فرصت برای پاسخ انطباقی به شرایط در حال تحول و مطمئن شدن از اینکه طرح در بهترین شرایط برای تحویل مزایای و ارزش قرار دارد، دید.
مدیر طرح و کمیته نظارت بر طرح می بایست این نیاز و همکاری متقابل را برای مطمئن شدن از اینکه تغییرات لازم برای پیگیری تحویل مزایای بپذیرند.
درخواستها برای تغییر ممکن است به سمت تعداد زیادی از عناصر مرتبط برای راهکارهای برتر در مدیریت طرح حرکت کند؛ به هر حال، اکثر درخواستهای کلان اغلب با هدف اصلاح استراتژی، برنامه یا استفاده از منابع ارتباط دارند .
مدیر طرح مسئولیت همکاری با تیم طرح جهت در نظر گرفتن مفهوم چنین تغییراتی برای ارزیابی چیزی که آنها انتظار دارند برای بهبود توانمندیهای تیم طرح جهت تحقق اهداف سازمان و طرح را برعهده دارد .
درخواستها برای پذیرش تغییر در طرح می بایست همراه با به روزرسانی مختلف مستندات طرح باشد که شامل موراد ذیل می باشد:
- ثبت درخواست تغییرات ، واقعی بودن آنها و خروجی آنها توسط تیم طرح در لاگ تغییرات (Change Log) نگهداری شود.
- ثبت تصمیمات کمیته نظارت بر طرح در مستند ثبت تصمیمات نظارتی (Governance Decision Register)، صورت جلسات، لاگهای آیتمهای رفتاری (Action Item Logs)، یا سایر فرمهای ثبت تصمیمات
- خروجی و ماهیت ارتباطات درخواست با ذی نفعان مربوطه مطابق با برنامه ارتباطات طرح (Program Management Plan)
- به روز رسانی برنامه نظارت بر طرح (Program Governace Plan) و برنامه طرح (Program Plan)
- به روز رسانی برنامه های طرح و پروژه
- بازنگری بودجه و سرمایه طرح
- بازنگری ساختار طرح در جای مقتضی
- بازنگری ماتریکس نقشها و مسئولیتها در صورت لزوم