نقشها و مسئولیتهای کمیته نظارت بر طرح در موارد ذیل خلاصه شده است : *فرآیندهای کنترل و گزارش گیری طرح : برای پشتیبانی از توانمندیهای سازمانی جهت مونیتور کردن پیشرفت طرح و تقویت سازمان جهت ارزیابی وضعیت طرح و تطبیق آن با کنترلهای سازمانی، خیلی از سازمانها فرآیندهای گزارش گیری و کنترل را برای تمام طرح ها استاندارد می نمایند.کمیته نظرات بر طرح اغلب با استفاده از این فرآیندها از موفقیت طرح اطمینان حاصل می نماید.
نمونه هایی از گزارش گیری و کنترل فرآیندها به شرح ذیل می باشد:
- پیشرفت و وضعیت عملیاتی طرح ها، زیر طرح ها، پروزه ها و فعالیتهای مرتبط با آنها
- منابع مورد انتظار طرح
- شناخت ریسکها، برنامه های پاسخ به آنها و معیارهای تعدیل
- فرضیات استراتژیک و عملیاتی
- تحقق و نگهداشتن مزایای و انتظارات
- معیارهای تصمیم گیری، پیگیری و ارتباطات
- کنترل تغییرات طرح
- موافقت با سیاستگذاری های قانونی و همکاری
- مدیریت دانش طرح (Program Knowledge Management)
- مشکلات (Issues) و برنامه پاسخ به آنها
- عملکرد مالی و بودجه ریزی طرح (Program Funding and financial Performance)
*برنامه ریزی و استانداردهای کیفیت طرح (Program Quality Standards and Planning) : برنامه کیفیت در واقع عنصر اولیه اجزاء و زیر مجموعه های طرح می باشد که اغلب در سطح اجزاء برنامه ریزی شده است.البته در بعضی از طرح ،مهم است که این کار در سطح طرح صورت گیرد.برای مثال، (1) طرح های فناوری اطلاعات (IT) که ممکن است نیاز باشد تمام عناصر اجزاء طرح سیستم فناوری اطلاعات تحت استاندارد یکسان پذیرش کاربر (User Acceptance) یا یکپارچه سازی عملیات در طی توسعه و تحقق فازها تست شوند یا (2) طرح های مهندسی پیچیده که ممکن است نیاز باشد که خروجی های هر یک از اجزاء طرح رویه تست مشترک داشته باشند.در این موارد، طرح می بایست برای خودش برنامه کیفیت طرح داشته باشد که استانداردهای کیفیت طرح را جهت نگهداری توسط مدیر طرح توصیف نماید.کمیته نظارت بر طرح این برنامه را تائید (Approves) می کند. هدف از این برنامه استقرار مکانیزمهای مناسب برای اطمینان حاصل نمودن از کیفیت طرح بوسیله شناسایی و بکارگیری متقابل استانداردهای کیفیت اجزاء.تعاریف برنامه کیفیت طرح (Program Quality Plan) شامل موارد ذیل می باشد:
- حداقل استانداردها و معیارها کیفیت استفاده شده برای اجزاء طرح
- حداقل الزامات صحه گذاری و تست برای تمام خروجی ها و خروجی های اجزاء
- حداقل الزامات برای برنامه ریزی، کنترل و تضمین کیفیت بوسیله اجزاء
- هرگونه فعالیت تضمین و کنترل کیفیت مورد نیاز در سطح طرح
- نقشها و مسئولیتهای برای فعالیت تضمین و کنترل کیفیت مورد نیاز در سطح طرح