پذیرش کمیته نظرات بر طرح معمولا پیش نیاز آغاز اجزاء خاص (بخصوص برای آغاز پروژه های درون طرح )برنامه طرح می باشد.این پدیریش شامل : (1) معرفی ساختارهای نظارتی فرعی است که مسئولیت مونیتور و مدیریت اجزا را برعهده دارند،و (2) تعهد سازمان برای تامین منابع جهت تکمیل آنها می باشد.مدیر طرح اغلب به عنوان حامی (Sponsor) عمل می کند و در صدد گرفتن مجوز های شروع اجزاء می باشد.
پذیرش کمیته نظرات بر طرح جهت آغاز اجزاء جدید طرح معمولا شامل :
- توسعه، اصلاح، یا تائید مجدد مورد کسب و کار(Business Case) برای اجزاء می باشد.
- اطمینان از در دسترس بودن منابع برای انجام اجزاء
- تعریف و تائید مجدد پاسخگویی اجزاء برای مدیریت و پیگیری آنها
- اطمینان از ارتباطات حیاتی اطلاعات مرتبط با اجزاء با ذی نفعان کلیدی
- اطمینان از استقرار اجزاء خاص ، برنامهای کنرتل کیفیت در در سطح طرح (در صورت لزوم )
- واگذاری اختیار ساختار نظارت برای پیگیری پیشرفت اجزاء مطابق با اهدافشان
این راهکارها برای مدیریت فعالیتها درون اجزاء استفاده می شوند که معمولا به ماهیت اجزاء وابسته هستند.برای مثال، پروژه ها می بایست مطابق با اصول و راهکارهای مدیریت پروژه که در استاندارد PMBOK تعریف شده، مدیریت شوند، در حالی که اجزاء طرح می بایست بر اساس اصول و راهکارهای استاندارد مدیریت طرح (The standard for program Management )، مدیریت شوند.پس از شروع اجزاء جدید، تمام مستندان و سوابق در سطح طرح که با اجزاء برخورد دارند می بایست بر اساس هرگونه تغییری که بر اجزائ تاثیر دارند، بروز رسانی شوند.
پذیرش توسط کمیته نظرات بر طرح معمولا برای اتمام و یا انتقال اجزاء طرح مورد نیاز می باشد.حامی طرح نیز می بایست اتمام اجزاء را تصویب نماید.معمولا بررسی هرگونه توصیه ای برای انتقال و یا اتمام اجزاء طرح شامل موارد ذیل می باشد:
- تایید که مورد کسب و کار برای اجزاء به اندازه کافی مناسب یا که پیگیری بیشتر از اهداف اجزاء باید قطع شود
- اطمینان از ارتباطات مناسب با ذینفعان کلیدی در سطح برنامه از بسته شدن اجزاء
- اطمینان از رعایت برنامه های کنترل کیفیت در سطح برنامه بوسیله اجزاء (در صورت لزوم)،
- بررسی درس های آموخته شده (lessons learned)در سطح طرح ها و یا سازمان به عنوان نتیجه عملکرد اجزاء در حال انتقال، و
- تایید تمام راهکارهای پذیرفته شده دیگر برای اتمام پروژه و طرح (همانطور که در راهنمای PMBOK به آن اشاره شده است ) بطور رضایت بخش و موثر .