واژه PMO برای دفتر مدیریت پورتفولیو،طرح و پروژه با هدف پشتیبانی از پورتفولیوها، طرح ها و پروژه ها مورد استفاده قرار می گیرد.PMO در سازمانها در واقع موجودیتی است که تعریف و نگهداری استانداردهای فرآیند که عموما مرتبط با مدیریت پورتفولیو،طرح و پروژه را بر عهده دارد.در سطح پایه، PMO ممکن است ارتباطات را در قالب گزارشگیری وضعیت هماهنگ کند.PMO معمولا مسئولیتهای مختلفی را در قبال پورتفولیو،طرح و پروژه برعهده دارد.در واقع PMO دستور العملهایی را برروی راهکارهای مدیریت پورتفولیو یا طرح یا پروژه درون سازمان ایجاد می نماید.
به هر حال، در برخی از سازمانها، PMO ممکن است در اجرای پروژه مانند تسهیل، مدیریت فرآیند، پشتیبانی از پیاده سازی متدولوژی های مدیریت پروژه نیز وارد شود. بسته به ساختار سازمانی، PMO می تواند عملکرد گسترده و کلان داشته باشد.در واقع اهداف PMO وابسته به نیازهای سازمان می باشد.مشخصات، عملکرد و ساختار PMO وابسته به نیازهای سازمان و ذی نفعان می باشد.PMO ممکن است به روش های ذیل مدیریت پورتفولیو را پشتیبانی نماید :
* مدیریت اجزاء پورتفولیو، پشتیبانی ارزیابی ها و پروپوزال های اجزاء پورتفولیو
*تسهیل، اولویت بندی و آغاز اجزاء پورتفولیو و تخصیص منابع در راستای اهداف و استراتژی سازمانی.
* توسعه و نگهداری چارچوبها و متدولوژی های پورتفولیو ، طرح و پروژه
* رایزنی و هدایت منابع بین اجزاء مختلف پورتفولیو یا بین پورتفولیو ها
* هدایت ارتباطات بین اجزاء پورتفولیو
* توسعه و بهبود قالبها و چک لیستها
* ایجاد مدیریت دانش شامل درسهای آموخته شده، و
* توسعه و هدایت آموزشی منابع انسانی در مهارتها، ابزارها و تکنیکهای مدیریت پورتفولیو .
ساختار و مسئولیت دفتر مدیریت پورتفولیو ،طرح یا پروژه وابسته به نیازهای سازمان می باشد.PMO مدیریت اجزاء پورتفولیو را هدایت می کند.مسئولیت تخصیص داده شده ممکن است فضای خاصی از سازمان یا کلاس طرح ها و پروژه ها باشد.مسئولیت دفتر مدیریت می تواند شامل موارد ذیل باشد:
* ایجاد عملیات پشتیبانی طرح یا پروژه
* مدیریت روز به روز عملیاتهای سیستم یا سیستمهای پشتیبان مدیریت پورتفولیو
* منابع و مدیریت مستقیم اجزاء پورتفولیو یا گروه بندی اجزاء پورتفولیو
دفتر مدیریت پورتفولیو متمرکز و بطور خاص مسئولیت مدیریت و هدایت مترکز پورتفولیو ها موجود در این دامنه را برعهده دارد.مسئولیت این دفتر می تواند از پشتیبانی عملیاتی پورتفولیو ها تا مدیریت واقعی آنها باشد.ساختار و عملکرد دفتر مدیریت پورتفولیو بر اساس نیاز سازمان متفاوت می باشد.دفتر مدیریت پورتفولیو ممکن است به عنوان یک ذی نفع در طول چرخه عمر پورتفولیو برخورد نماید و ممکن است پیشنهاد انتخاب، اتمام و یا آغاز رفتارهای مورد نیاز برای اطمینان حاصل نمودن از آنکه پورتفولیو همچنان همراستا با اهداف استراتژیک سازمانی می باشد، را ارائه دهد.دفتر مدیریت پورتفولیو ممکن است خدمات ذیل را به دفتر مدیریت طرح و دفتر مدیریت پروژه ارائه دهد :
* یکپارچه سازی و جمع آوری نتایج عملکرد اجزاء پورتفولیو
* تعریف متدولوژی،راهکارهای برتر، استانداردهای مدیریت پورتفولیو جهت استفاده به عنوان دستورالعمل جهت شکل گیری استانداردها و متدولوژیهای مدیریت طرح و پروژه
* تعریف استراتژی مدیریت پورتفولیو
* ایجاد نظارت بر پورتفولیو و مدیریت کلان ارزش پورتفولیو
* شناسایی ریسکه، آنالیز ریسکها و برنامه پاسخ به ریسکها در سطح پورتفولیو