ساختار و مسئولیتهای دفتر مدیریت پروژه، طرح یا پورتفولیو

بر اساس نیازهای سازمان، متفاوت می باشد.دفتر مدیریت پروژه هدایت مدیریت اجزاء پورتفلیو را بر عهده دارد.وظایف تخصیص داده شده ممکن مربوط به فضای خاص سازمان یا پروژه ها وطرح ها باشد.مسئولیتهای دفتر مدیریت پروژه می تواند شامل موارد ذیل باشد :

*ایجاد عملیاتهای پشتیبانی مدیریت پروژه و طرح
*مدیریت عملیات روزانه سیستم یا سیستمهای که از مدیریت پورتفلیو پشتیبانی می کند.
*منابع و مدیریت مستقیم اجزاء پورتفلیو و گروه بندی آنها

استقرار دفتر مدیریت پروژه ممکن است نیاز به فرآیند نظارتی رسمی و ساخت یافته دارد.این به نوبه خود باعث ایجاد مزایای آتی، دیسیپلین، فهم بهتر برای سازمان می شود.دفتر مدیریت پروتفولیو (portfolio management office) متمرکز و مسئول هدایت و مدیریت متمرکز پروتفلیو هایی است که در دامنه خود قرار دارد.ساختار و عملیات دفتر مدیریت پروتفلیو ممکن است بر اساس نیازهای سازمان متفاوت باشد.در بخی موارد دفتر مدیریت پروتفلیو ممکن است نقش ذی نفع رادر طول چرخه حیات پروتفلیو بازی نماید و ممکن است پیشنهاد انتخاب، اتمام و یا آغاز رفتارهای مورد نیاز برای اطمینان از باقی ماندن پروتفلیو در راستای اهداف استراتژیک سازمان را بدهد.دفتر مدیریت پروتفلیو ممکن خدمات ذیل را به دفاتر مدیریت طرح و یا پروژه بدهد:

 آقای پل چکوفسکی، مدیر دفتر مرکزی مدیریت طرح شرکت جنرال موتور می باشد. او مسئولیت نظارت بر سایر دفاتر مدیریت طرح شرکت در حوزه های مختلف عملکردی مانند فروش، ساخت، زنجیره تامین و غیره را در سراسر جهان را بر عهده دارد. در ذیل او به چندیدن سوال در حوزه دفتار مدیریت پرژه در صنعت خودرو سازی پاسخ میدهد. 

سازمانهایی که دفتر مدیریت پروژه (PMO) دارند، نشان می دهد که قصد حرکت به سمت مدیریت متمرکز منابع پروژه و استراتژی همراستایی با اهداف کسب و کار را دارند.اما من متوجه شده ام که برای اجرای آن می بایست سطح خاصی از آمادگی توسط سازمان ایجاد شود .نوع دفتر مدیریت پروژه ایجاد شده می بایست همراستا با اهداف کسب و کار سازمان باشد.در ذیل به برخی از مشکلاتی که دفتر مدیریت پرژه با آن روبرو است اشاره می نمایم. 

تعریف دفتر مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK 2012 عبارت است از :ساختار مدیریتی که فرآیندهای نظارتی پروژه های مرتبط را استاندارد می نماید و مسئولیت تدوین متدولوژی ، تعیین ابزارهای و تکنولوژیها و تسهیل در به اشتراک گزاری منابع را بر عهده دارد  و در واقع مرکزی برای هدایت پروژه می باشد اما محدود به پروژه نیست و می تواند شامل طرح ها و سبد پروژه ها نیز باشد و مسئولیت دفتر مدیریت پروژه می تواند از ارائه خدمات پشتیبانی مدیریت پروژه تا مدیریت مستقیم بر یکایک پروژه ها نام برد .

دفتر مدیریت پروژه با سازگاری و هماهنگی منابع و ابزار لازم و ضروری، موفقیت و کامیابی پروژه ها را افزایش می‌دهد و مهارتهای مربوط به مدیریت پروژه باید قابل انتقال باشند. با استفاده از دفتر مدیریت پروژه مهارتهای بسیار پیچیده تبدیل به نرم افزار شده و به راحتی قابل ارائه و انتقال می‌شود. در عین حال چنانچه یک فرد یا یک دپارتمان مهارتهایی را ارائه دهد، آنه همانند یک منبع در کل شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرند و بدین ترتیب سایرافراد و دپارتمانها از این مهارت استفاده می‌کنند.
توسعه و بهبود هر سازمان نیازمند حمایت و پشتیبانی متمرکز است. اما داشتن یک ساختار پشتیبانی و حمایت متمرکز در جهت نشان دادن و تسهیل انتقال بهترین فعالیتها و تخصصها و مهارتها در درون سازمان بسیار مشکل است. با استفاده از دفتر مدیریت پروژه ، بستر لازم برای چنین ساختار پشتیبانی شکل می‌گیرد

 

خدمات و وظایف دفتر مدیریت پروژه (PMO) .در ابتدا این سوال برای برای مخاطبان این مستند پیش می آید که دفتر مدیریت پروژه چیست  و لزوم اصلی راه اندازی چگونه است ؟در واقع دفتر مدیریت پروژه واحد متمرکز سازمانی می باشد که هدایت مدیریت پروژه تحت نظر آن می باشد.و در واقع نظارت بر مدیریت پروژه ، طرح و یا ترکیب آنها بر عهده دارد.در هر سازمان ،تعریف دفتر مدیریت پروژه و عملکرد آن متفاوت می باشد .اما عملکرد اصلی آن هدایت ، نظارت و تمرکزگرایی مدیریت پروژه می باشد.برخی از وظایف دفتر مدیریت پروژه به شرح ذیل آورده شده است . 

امروزه سازمانها ، بیش از بیش به اهمیت نقش دفتر مدیریت پروژه در هدایت پروژه ها پی برده اند .در این مقاله من به این اهمیت اشاره خواهم نمود و در ادامه به چگونگی استقرار و راه اندازی آن و همچنین وبه اجزاء اصلی مورد نیاز برای این کار اشاره خواهم نمود.از دیگر مواردی که در این مقاله به آن پرداخته ام ، نقشها و مسئولیتهای اعضای دفتر مدیریت پروژه می باشد.در حال حاضر استانداردشناخته شده و جهانی درباره دفتر مدیریت پروژه وجود ندارد اما اجزا و تعاریف پایه ای از نیازمندیهای آن موجود است این مفاهیم پایه ،چیزی است که ما درباره آن صحبت خواهیم کرد .